Baanreservering voor je tennisclub online regelen: zo begin je

Bij veel tennisclubs betekent een baan reserveren nog altijd: het afhangbord in het clubhuis, een groepsapp of een gedeelde spreadsheet. Dat werkt, tot de club groeit. Dubbele boekingen, leden die thuis niet zien wat er vrij is en een bestuur dat er avonden mee bezig is. Online baanreservering lost dat op, als je het inricht met je leden in gedachten.

Begin bij wat leden nodig hebben

Leden willen drie dingen: in één oogopslag zien welke banen vrij zijn, in een paar tikken reserveren, en hun reservering zelf verzetten of annuleren zonder iemand te bellen. Een helder bord met alle banen naast elkaar, vrije tijden in de ene kleur en eigen reserveringen in een andere, doet meer dan elke handleiding.

• Eén overzicht van alle banen en tijden, op mobiel én op de computer.
• Reserveren met medespelers, zodat iedereen op de baan weet dat hij speelt.
• Een bevestiging per e-mail, liefst met agendabestand, zodat de partij in de agenda staat.
• Verzetten of annuleren zonder hulp van de ledenadministratie.

Zet het reserveringsbord op je eigen website

Op de clubwebsite zoeken leden al naar nieuws en het competitieschema. Staat het bord daar ook, dan is er geen aparte app nodig en geen extra wachtwoord. Leden loggen in met het account dat ze al hebben op de clubsite.

Leg de regels één keer vast

Bepaal vooraf hoe de club de banen wil verdelen: openingstijden, hoeveel dagen vooruit leden mogen reserveren en hoeveel reserveringen één lid tegelijk mag hebben. Leg de regels één keer vast in het systeem, dan bewaakt het bord ze in plaats van het bestuur.

Voer het stap voor stap in

• Test het bord eerst met het bestuur en een paar actieve leden.
• Kondig de overstap aan met een korte uitleg en een schermafbeelding in de nieuwsbrief.
• Laat het oude afhangbord twee weken naast het nieuwe bord hangen en haal het dan weg.
• Vraag na een maand om feedback en pas de regels zo nodig aan.

De meeste clubs zijn verrast hoe snel leden eraan wennen. Wie eenmaal vanaf de bank een baan heeft gereserveerd, wil niet meer terug naar het afhangbord.