Réservation de terrains en ligne pour votre club de tennis : par où commencer

Dans beaucoup de clubs de tennis, réserver un terrain signifie encore : le tableau au club-house, un groupe de messagerie ou un tableur partagé. Cela fonctionne, jusqu’à ce que le club grandisse. Doubles réservations, membres qui ne voient pas de chez eux ce qui est libre, et un comité qui y passe ses soirées. La réservation en ligne règle tout cela, à condition de la mettre en place en pensant à vos membres.

Partez des besoins des membres

Les membres veulent trois choses : voir d’un coup d’œil quels terrains sont libres, réserver en quelques clics, et déplacer ou annuler eux-mêmes leur réservation sans appeler personne. Un tableau clair avec tous les terrains côte à côte, les créneaux libres d’une couleur et leurs propres réservations d’une autre, vaut mieux que n’importe quel mode d’emploi.

• Une vue d’ensemble de tous les terrains et horaires, sur mobile comme sur ordinateur.
• Réserver avec ses partenaires, pour que chacun sache qu’il joue.
• Une confirmation par e-mail, de préférence avec un fichier d’agenda, pour que le match soit dans le calendrier.
• Déplacer ou annuler sans l’aide du secrétariat.

Placez le tableau sur votre propre site

C’est sur le site du club que les membres cherchent déjà les actualités et le calendrier des matchs. Si le tableau de réservation s’y trouve aussi, pas besoin d’application séparée ni de mot de passe supplémentaire. Les membres se connectent avec le compte qu’ils ont déjà sur le site du club.

Fixez les règles une seule fois

Décidez à l’avance comment le club veut partager ses terrains : horaires d’ouverture, combien de jours à l’avance les membres peuvent réserver et combien de réservations un membre peut avoir en même temps. Inscrivez ces règles une fois dans le système : c’est le tableau qui les fait respecter, plus le comité.

Introduisez-le pas à pas

• Testez d’abord le tableau avec le comité et quelques membres actifs.
• Annoncez le changement avec une courte explication et une capture d’écran dans la lettre d’information.
• Gardez l’ancien tableau deux semaines à côté du nouveau, puis retirez-le.
• Demandez un retour après un mois et ajustez les règles si nécessaire.

La plupart des clubs sont surpris de la rapidité avec laquelle les membres s’y habituent. Une fois qu’on a réservé un terrain depuis son canapé, on ne veut plus revenir au tableau d’affichage.