Invités au club de tennis : réservation et droit d’invité en ligne

Les membres aiment amener un ami, un collègue ou un proche au club. Les invités sont bons pour le club aussi : l’invité d’aujourd’hui est peut-être le membre de demain. Mais les invités soulèvent aussi des questions : peuvent-ils jouer aux heures de pointe, paient-ils, et comment s’y retrouver ?

Fixez des règles claires pour les invités

• Combien d’invités par réservation ? Beaucoup de clubs en autorisent jusqu’à trois, pour qu’un membre puisse jouer un double avec des amis.
• Quand : à tout moment, ou seulement hors heures de pointe ?
• À quelle fréquence : le même invité peut-il venir chaque semaine, ou devient-il membre après quelques visites ?
• Droit d’invité : gratuit, ou un montant fixe par invité et par visite ?

Ajoutez les invités à la réservation

Demandez aux membres d’ajouter les invités par leur nom lors de la réservation. Le club sait alors qui est sur le terrain, le tableau montre le terrain comme occupé, et le membre reste responsable de ses invités.

Encaissez le droit d’invité en ligne

Une tirelire au bar ou une demande de paiement après coup coûte du temps aux bénévoles, et l’argent est souvent oublié. Il est plus simple que le membre paie le droit d’invité en ligne au moment de réserver. Quelques points d’attention :

• Bloquez le terrain un court instant pendant le paiement, et libérez-le si le paiement échoue.
• Remboursez automatiquement le droit d’invité si la réservation est annulée.
• Laissez le secrétariat et le comité réserver sans payer, par exemple pour des cours d’essai.
• Proposez des moyens de paiement connus de vos membres, comme la carte bancaire, Bancontact ou Apple Pay.

D’invité à membre

Un invité qui revient souvent est un membre potentiel. Demandez au secrétariat de repérer les invités réguliers et de leur proposer une adhésion d’essai. Un e-mail aimable fonctionne souvent mieux qu’une règle.