Ospiti nel circolo di tennis: prenotazioni e quota ospite online

Ai soci piace portare un amico, un collega o un familiare al circolo. Gli ospiti fanno bene anche al circolo: l’ospite di oggi può essere il socio di domani. Ma gli ospiti sollevano anche domande: possono giocare nelle ore di punta, pagano, e come si tiene traccia?

Stabilisci regole chiare per gli ospiti

• Quanti ospiti per prenotazione? Molti circoli ne ammettono fino a tre, così un socio può giocare un doppio con gli amici.
• Quando: in qualsiasi momento o solo fuori dalle ore di punta?
• Quanto spesso: lo stesso ospite può venire ogni settimana o dopo qualche visita si iscrive?
• Quota ospite: gratis o un importo fisso per ospite e visita?

Aggiungi gli ospiti alla prenotazione

Chiedi ai soci di aggiungere gli ospiti per nome quando prenotano. Così il circolo sa chi è in campo, la bacheca mostra il campo come occupato e il socio resta responsabile dei suoi ospiti.

Incassa la quota ospite online

Un salvadanaio al bar o una richiesta di pagamento a posteriori costa tempo ai volontari, e i soldi vengono spesso dimenticati. È più semplice se il socio paga la quota online al momento della prenotazione. Alcuni punti di attenzione:

• Tieni il campo bloccato per poco mentre il socio paga, e liberalo se il pagamento non va a buon fine.
• Rimborsa la quota automaticamente se la prenotazione viene annullata.
• Lascia prenotare senza pagare la segreteria e il direttivo, per esempio per le lezioni di prova.
• Usa metodi di pagamento che i tuoi soci conoscono, come carta, PayPal o Apple Pay.

Da ospite a socio

Un ospite che torna sempre è un potenziale socio. Chiedi alla segreteria di notare gli ospiti abituali e di invitarli a un’iscrizione di prova. Un’e-mail gentile spesso funziona meglio di una regola.