Prenotazione campi online per il tuo circolo di tennis: come iniziare

In molti circoli di tennis prenotare un campo significa ancora: la bacheca nella club house, una chat di gruppo o un foglio di calcolo condiviso. Funziona, finché il circolo cresce. Doppie prenotazioni, soci che da casa non vedono cosa è libero e un direttivo che ci passa le serate. La prenotazione online risolve tutto questo, se la imposti pensando ai tuoi soci.

Parti da ciò che serve ai soci

I soci vogliono tre cose: vedere a colpo d’occhio quali campi sono liberi, prenotare in pochi tocchi e spostare o annullare da soli la prenotazione senza telefonare a nessuno. Una bacheca chiara con tutti i campi affiancati, gli orari liberi di un colore e le proprie prenotazioni di un altro, vale più di qualsiasi manuale.

• Una panoramica di tutti i campi e orari, sullo smartphone e sul computer.
• Prenotare con i compagni, così tutti sanno di giocare.
• Una conferma via e-mail, meglio con file di calendario, così la partita finisce in agenda.
• Spostare o annullare senza l’aiuto della segreteria.

Metti la bacheca sul tuo sito

Sul sito del circolo i soci cercano già notizie e calendario delle partite. Se anche la bacheca di prenotazione è lì, non servono app separate né password in più. I soci accedono con l’account che hanno già sul sito del circolo.

Stabilisci le regole una volta sola

Decidi prima come il circolo vuole dividere i campi: orari di apertura, con quanti giorni di anticipo si può prenotare e quante prenotazioni può avere un socio contemporaneamente. Inserisci le regole una volta nel sistema: sarà la bacheca a farle rispettare, non il direttivo.

Introducilo passo dopo passo

• Prova prima la bacheca con il direttivo e qualche socio attivo.
• Annuncia il cambio con una breve spiegazione e uno screenshot nella newsletter.
• Lascia la vecchia bacheca accanto a quella nuova per due settimane, poi toglila.
• Chiedi un parere dopo un mese e adatta le regole se serve.

La maggior parte dei circoli si stupisce di quanto in fretta i soci si abituano. Chi ha prenotato un campo dal divano non vuole più tornare alla bacheca di sughero.