Reserva de campos online para o seu clube de ténis: como começar

Em muitos clubes de ténis, reservar um campo ainda significa: o quadro no bar do clube, um grupo de mensagens ou uma folha de cálculo partilhada. Funciona, até o clube crescer. Reservas duplicadas, sócios que em casa não veem o que está livre e uma direção que passa as noites a pôr ordem nisso. A reserva online resolve tudo isto, desde que a organize a pensar nos sócios.

Comece pelo que os sócios precisam

Os sócios querem três coisas: ver de relance que campos estão livres, reservar em poucos toques e mudar ou cancelar a reserva sem telefonar a ninguém. Um quadro claro com todos os campos lado a lado, as horas livres numa cor e as próprias reservas noutra, vale mais do que qualquer manual.

• Uma visão geral de todos os campos e horas, no telemóvel e no computador.
• Reservar com parceiros, para que todos saibam que vão jogar.
• Uma confirmação por e-mail, de preferência com ficheiro de calendário, para o jogo ficar na agenda.
• Mudar ou cancelar sem ajuda da secretaria.

Coloque o quadro de reservas no seu próprio site

É no site do clube que os sócios já procuram notícias e o calendário de jogos. Se o quadro também estiver lá, não é preciso outra app nem outra palavra-passe. Os sócios entram com a conta que já têm no site do clube.

Defina as regras uma só vez

Decida antes como o clube quer repartir os campos: horário, com quantos dias de antecedência os sócios podem reservar e quantas reservas um sócio pode ter ao mesmo tempo. Configure as regras uma vez no sistema e é o quadro que as faz cumprir, não a direção.

Introduza-o passo a passo

• Teste primeiro o quadro com a direção e alguns sócios ativos.
• Anuncie a mudança com uma breve explicação e uma captura de ecrã na newsletter.
• Deixe o quadro antigo duas semanas ao lado do novo e depois retire-o.
• Peça opiniões ao fim de um mês e ajuste as regras se for preciso.

A maioria dos clubes surpreende-se com a rapidez com que os sócios se habituam. Quem já reservou um campo a partir do sofá não quer voltar ao quadro de cortiça.