Afhangregels voor je tennisclub: eerlijk en makkelijk te volgen

Elke club kent de klacht: ‘De banen zijn altijd vol als ik wil spelen.’ Vaak ligt het niet aan te weinig banen, maar aan onduidelijke regels. Goede afhangregels geven elk lid een eerlijke kans, zonder dat het bestuur alles hoeft te controleren.

1. Openingstijden

Begin bij de basis: vanaf hoe laat en tot hoe laat kunnen banen gereserveerd worden? Houd rekening met verlichting, buren en onderhoud. Houd het liefst elke dag gelijk; dat onthoudt het makkelijkst.

2. Hoe ver vooruit reserveren

Een korte termijn, bijvoorbeeld drie tot zeven dagen, voorkomt dat dezelfde leden weken vooruit boeken. Een langere termijn past bij clubs met veel banen en leden die hun week plannen.

3. Maximum aantal reserveringen per lid

Beperk het aantal toekomstige reserveringen dat één lid tegelijk mag hebben, bijvoorbeeld twee of drie. Tel reserveringen als medespeler ook mee; anders reserveert één lid en zet hij de anderen er gewoon bij.

4. Speeltijd naar aantal spelers

Bij tennis werkt het goed om de speeltijd te koppelen aan het aantal spelers: een enkel is korter dan een dubbel. Zo blijven er banen beschikbaar en wordt samen spelen beloond.

5. Op tijd annuleren

Maak annuleren net zo makkelijk als reserveren. Leden die niet makkelijk kunnen annuleren, komen gewoon niet opdagen en de baan blijft leeg.

6. Ruimte voor uitzonderingen

• Blokkeer leden die herhaaldelijk de regels overtreden een tijdje.
• Laat de bardienst of het bestuur reserveren namens leden die niet online zijn.
• Reserveer banen vooraf voor lessen, competitie en onderhoud.

Laat het systeem de regels bewaken

Regels op papier werken alleen als iemand ze controleert. In een online reserveringssysteem gelden de regels op het moment van reserveren: een lid kan gewoon niet meer reserveren dan mag. Dat haalt druk weg bij vrijwilligers en voorkomt discussies aan de bar.